Manfaat manajemen proyek
Banyaknya investasi proyek yang gagal, baik pada tahap pembangunan maupun tahap operasi, membuat perlunya ketepatan dan ketelitian dalam tahap studi kelayakan proyek agar risiko kegagalan seperti itu di kemudian hari dapat dikurangi dengan memperbaiki project managementnya.
Manfaat yang diperoleh dari studi kelayakan proyek
Manfaat dari studi kelayakan proyek IT ini adalah hasil dari laporan tertulis, isi dari studi kelayakan proyek ini mengungkapkan bahwa suatu rencana bisnis dapat direalisasikan. Laporan tadi dapat digunakan sebagai masukan utama dalam rangka mengkaji ulang untuk menyetujui atau sebaliknya menolak hasil studi kelayakan tadi. Laporan studi kelayakan haruslah menyatakan manfaat sebagai berikut:
• Memahami prosedur penyusunan studi kelayakan proyek yang profesional.
• Mengetahui hal-hal yang perlu diteliti dalam rangka penilaian kelayakan investasi atau
usaha bisnis.
• Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk mempersiapkan pengamanan
investasi.
• Memahami dasar-dasar penyusunan proyeksi dan evaluasi keuangan termasuk evaluasi
keuntungan proyek dengan metoda discounted cash flow, Internal Rate of Return (IRR),
dan Net Present Value (NPV).
Apa saja yang dibahas dalam studi kelayakan proyek IT?
• Peluang pasar dan pemasaran.
• Aspek teknis dan teknologi.
• Aspek organisasi dan manajemen.
• Kelayakan aspek keuangan.
• Identifikasi faktor kegagalan.
1. Aspek pasar dan pemasaran
Dari aspek pasar dan pemasarannya kita perlu tahu persis, segmen pasar yang dituju oleh perusahaan, kita juga perlu tahu persis siapa-siapa pelanggan perusahaan serta kemungkinan risiko akibat ketergantungan perusahaan pada beberapa pelanggan saja, risiko menurunnya daya beli konsumen yang dituju, kemungkinan pengembangan pasar di masa yang akan datang, hambatan-hambatan pemasaran produk serta faktor-faktor pemasaran lainnya.
Jangan hanya menawarkan harga murah, jika tidak menjual produk.
Dalam beberapa kasus, kita mungkin memasang harga tinggi pada produk yang ditawarkan. hal ini terjadi karena kita tidak memposisikan diri untuk mempersembahkan produk yang bernilai tambah kepada konsumen kita. Dengan kata lain, berikan selalu nilai tambah pada produk yang kita tawarkan.
Temukan pasar sebelum menciptakan produk.
Orang yang memulai bisnis dengan sebuah pengembangan produk baru kemudian mencari pasarnya akan mengalami kesulitan dalam menjalankan bisnisnya.
Temukan pasar dengan orang-orang yang telah siap untuk membeli sebuah produk.
Kebanyakan yang pertama kali dicari oleh pengusaha sukses adalah pasar baru kemudian mengembangkan produk yang secara konstan dicari dan dibeli oleh konsumennya.
Temukan pasar yang sudah ada.
Jika kita mengalami kesulitan dalam mengggambarkan siapa prospek proyek ini yang sebenarnya, maka kita akan menghadapi cobaan berat dalam menjual produk proyek ini. Masuklah ke pasar yang telah siap untuk membeli produk kita.
Testing adalah kunci keberhasilan.
Sebuah iklan mungkin bisa bekerja 10 kali lebih efektif dengan iklan lain yang hampir mirip untuk produk yang sama. Untuk itu,manajemen proyek harus selalu melakukan test untuk tajuk iklan, penawaran, jaminan, dan metoda meningkatkan permintaan lainnya. Penjual yang paling sukses tidak selalu yang paling pintar. Mereka adalah yang selalu melakukan test untuk memperoleh metoda yang paling baik tanpa pernah menyerah.
Ambil pasar yang paling kita sukai.
Jangan mengambil pasar atau produk berdasarkan uang. Temukan sesuatu yang benar-benar kita sukai. Jika kita bersemangat dengan pasar kita, maka kita akan menemukan cara yang mudah untuk menggelutinya sampai kita mencapai kesuksesan.
Temukan kesempatan yang paling mudah.
Jangan pilih produk yang berbiaya 500 juta yang memakan waktu 2 tahun untuk selesai, terutama bila kita sedang memulai sesuatu. Cari proyek yang hanya memakan waktu satu bulan. Memang cukup melelahkan bila sedang memulai, namun pastikan kita masih dalam jalur yang benar.
Hindari tantangan ketika memilih bisnis.
Tantangan yang sebenarnya akan muncul setelah kita selesai mendirikan suatu proyek. jadi, temukan proyek yang kita yakin dapat diselesaikan dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan pemula tidak pernah dapat menyelesaikan proyek yang memakan waktu lebih sebulan.
2. Aspek teknis dan teknologi
Masalah Manajemen Operasional
Adalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, organisasai, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap operasi perusahaan. Tugas manajemen operasional diperusahaan adalah untuk mendukung manajemen dalam rangka pengambilan keputusan masalah-masalah produksi/operasi.
Ada 2 masalah pokok yang akan di hadapi:
1. Masalah penentuan posisi perusahaan.
Penentuan posisi perusahaan dalam masyarakat bertujuan agar keberadaan perusahaan
sesuai dengan kebutuhan masyrakat, dan dapat dijalankan secara ekonomis efektif dan
efisien. Oleh kaena itu, perlu diputuskan bagaimana hendaknya posisi perusahaan di
tentukan. Keputusan meliputi, antara lain meliputi penentuan produk yang akan di
tawarkan ke pasar, termasuk menentukan kualitasnya.
2. Masalah operasional
Biasanya timbul pada saat proses produksi sudah berjalan. Untuk proses produksi yang
menghasilkan jasa, keputusan pada masalah operasional ini adalah, rencana produksi,
rencana persediaan bahan baku(komputer, koneksi internet, kabel data, listrik, dll)
penjadwalan kerja proses produksi, pengawasan dan monitoring kualitas dan pengawasan biaya produksi.
Masalah proses produksi dan operasi
Mengelola proyek dengan menggunakan metodologi yang telah teruji akan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
- Pengendalian yang lebih baik terhadap berbagai aspek proyek seperti aspek keuangan, sumber daya fisik dan
sumber daya manusia.
- Terbinanya hubungan yang lebih baik dengan customer
- Waktu penyelesaian proyek lebih singkat
- Biaya lebih rendah
- Kualitas lebih baik dan keandalan hasil dapat ditingkatkan
- Menghasilkan keuntungan lebih tinggi
- Peningkatan produktifitas
- Koordinasi internal akan lebih baik
- Semangat kerja tim akan meningkat
Manfaat lain yang didapat dengan menerapkan manajemen proyek adalah :
- tersedianya upaya sistematis dalam proses persiapan, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan penyelesaian
proyek sehingga para pihak-pihak terkait tidak dikejutkan oleh berbagai hal di luar perencanaan.
- Manfaat berikutnya adalah pengelolaan yang baik akan memberikan jaminan tercapainya tujuan serta mengurangi
terjadinya resiko.
- Bidang ilmu manajamen proyek menyediakan alat bantu dan mekanisme untuk merencanakan, memantau, menelusuri
dan mengelola jadwal, sumber daya, biaya dan kualitas.
- Dengan manajemen proyek, pengalaman akan terdokumentasi dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai tolok
ukur perencanaan di masa datang.
- Dokumentasi rencana, catatan pelaksanaan dan pengalaman atau ‘lesson learned’ dalam
melaksanakan proyek yang lalu, tentunya dapat dipergunakan dalam merencanakan dan melaksanakan proyek sejenis
di masa yang akan datang.
- Anggota tim yang berasal dari berbagai disiplin ilmu, dapat saling belajar dan mengembangkan diri.
- Dari manfaat manajemen proyek dan ilustrasi yang diberikan, dapat disimpulkan bahwa bidang ilmu manajemen
proyek tidak hanya diperlukan oleh pimpinan proyek konstruksi atau untuk membangun hal-hal fisik saja, tetapi juga
dapat dipergunakan oleh orang-orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola kegiatan-kegiatan yang
menghasilkan produk non-fisik seperti pelaksanaan pemilu, pembuatan kebijakan baru, penyusunan dan implementasi
prosedur baru dan lain sebagainya.
Manfaat Manajemen Risiko
Manfaat yang diperoleh dengan menerapkan manajemen resiko antara lain (Mok et al., 1996)
Berguna untuk mengambil keputusan dalam menangani masalah-masalah yang rumit.
- Memudahkan estimasi biaya.
- Memberikan pendapat dan intuisi dalam pembuatan keputusan yang dihasilkan dalam cara yang benar.
- Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk menghadapi resiko dan ketidakpastian dalam keadaan yang nyata.
- Memungkinkan bagi para pembuat keputusan untuk memutuskan berapa banyak informasi yang dibutuhkan dalam menyelesaikan masalah.
- Meningkatkan pendekatan sistematis dan logika untuk membuat keputusan.
- Menyediakan pedoman untuk membantu perumusan masalah.
- Memungkinkan analisa yang cermat dari pilihan-pilihan alternatif.
Menurut Darmawi, (2005, p. 11) Manfaat manajemen risiko yang diberikan terhadap perusahaan dapat dibagi dalam 5 (lima) kategori utama yaitu :
a. Manajemen risiko mungkin dapat mencegah perusahaan dari kegagalan.
b. Manajemen risiko menunjang secara langsung peningkatan laba.
c. Manajemen risiko dapat memberikan laba secara tidak langsung.
d. Adanya ketenangan pikiran bagi manajer yang disebabkan oleh adanya perlindungan terhadap risiko murni, merupakan harta non material bagi perusahaan itu.
e. Manajemen risiko melindungi perusahaan dari risiko murni, dan karena kreditur pelanggan dan pemasok lebih menyukai perusahaan yang dilindungi maka secara tidak langsung menolong meningkatkan public image.
Manfaat manajemen risiko dalam perusahaan sangat jelas, maka secara implisit sudah terkandung didalamnya satu atau lebih sasaran yang akan dicapai manajemen risiko antara lain sebagai berikut ini (Darmawi, 2005, p. 13).
a. Survival
b. Kedamaian pikiran
c. Memperkecil biaya
d. Menstabilkan pendapatan perusahaan
e. Memperkecil atau meniadakan gangguan operasi perusahaan
f. Melanjutkan pertumbuhan perusahaan
g. Merumuskan tanggung jawab social perusahaan terhadap karyawan dan masyarakat.
